Een onderzoek, uitgevoerd door Lipronics B.V., wees uit dat een deel van de MKB-bedrijven niet weet wat ERP inhoudt. Als dit voor u het geval is of als u graag uw geheugen opfrist… Op deze pagina leggen wij u uit waar ERP voor staat. Wat zijn de voor- en nadelen van een ERP-systeem. Wat kunt u van Lisaas ERP Software verwachten.
De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Met behulp van ERP wordt de productiviteit van organisaties gemaximaliseerd. Ook worden kosten beheerst en presteert een organisatie in steeds toenemende mate aan (specifieke) klantwensen. Mede door een ERP systeem worden de verschillende operationele werkzaamheden binnen een bedrijf ondersteund. Denk hierbij aan financiële administratie, inkoop, verkoop en klantadministratie. In een ERP-systeem komen al de bedrijfsprocessen samen. Dit wordt gerealiseerd door de automatische afhandeling van logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen onder te brengen in één informatie- en managementsysteem. ERP-systemen zijn toepasbaar voor alle typen organisaties, van groot tot klein en producerend alsook dienstverlenend. Het systeem biedt één gezamenlijke omgeving waarin medewerkers van verschillende afdelingen kunnen werken.
Het lezen van onderstaande informatie zal u 5 tot 10 minuten van uw tijd kosten. Maar daar staat tegenover dat een goede voorbereiding u uren, dagen of zelfs weken tijdsbesparing oplevert.
Een belangrijk kenmerk van een ERP-systeem is dat alle gegevens in een centrale database worden opgeslagen. Daardoor sluiten de informatiestromen naadloos op elkaar aan. Als iemand van de klantadministratie het postadres van bedrijf X aanpast, dan komen de bestellingen en facturen automatisch op het goede adres terecht. Doordat iedereen dezelfde informatiebron gebruikt, zijn de gegevens overal en altijd up-to-date. ERP-software is bijna altijd opgebouwd uit standaard softwaremodules. Hiermee wordt een configuratie samengesteld die volledig aansluit bij de specifieke automatiseringsbehoefte van de organisatie.
De toepassing van ERP-software maakt de organisatie effectiever, efficiënter, sneller en flexibeler. De beheersing van bedrijfsprocessen wordt beter. De doorlooptijden van orders worden verkort. Klantgerichtheid neemt toe. Voorraadkosten worden lager en de servicegraad stijgt. Eigenlijk is het heel overzichtelijk: in een ERP-systeem worden alle logistieke, financiële en administratieve gegevens onder in één systeem samengebracht. Met als grootste voordeel dat u inzicht krijgt en houdt in alle relevante bedrijfsinformatie. Deze informatie kan uw organisatie verder op weg helpen. De ERP-software dient hiervoor natuurlijk wel goed geïmplementeerd te worden.
✓ Rapportages
Doordat de bedrijfsprocessen aan elkaar gekoppeld zijn gaat het analyseren van deze processen gemakkelijker. De altijd actuele analyses geven u direct (veel) meer inzicht in resultaten.
✓ Beveiliging
In 99,9% van de gevallen zijn alle gegevens binnen de organisatie beveiligd in het software-pakket. Dus een groot voordeel want 1 plek beveiligen is gemakkelijker dan beveiliging op meerdere plekken.
✓ Werkzaamheden automatiseren
Binnen bedrijven zijn een overgroot deel van de werkzaamheden repeterend en noodzakelijk. Het automatiseren van deze handelingen levert veel tijdwinst en daarmee kostenbesparing op.
✓ Één centrale database
Door de integratie van bedrijfsprocessen met elkaar, kunnen de verschillende afdelingen van de organisatie beter en sneller met elkaar samenwerken.
✓ Real time data
Iedere werknemer heeft op ieder moment van de dag inzicht in de meest recente data. ERP in de cloud heeft nog het bijkomend voordeel dat deze data overal kan worden ingezien.
✓ Uniforme werkwijze
Een ERP systeem kan ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde manier werkt, waardoor veel tijd gewonnen wordt en kwaliteitsstandaarden behaald worden.
✓ Productiviteit verhogend
De belangrijkste bedrijfsprocessen worden georganiseerd en geautomatiseerd. Zo kan de gehele organisatie effectiever en efficiënter werken. Dus er kan meer werk worden verzet met minder effort.
✓ Beperk risico’s
Door het volledig in kaart brengen van de organisatie middels ERP wordt volledig inzicht geboden. Dit maakt controle eenvoudiger en maakt voorspellingen betrouwbaarder. Hiermee worden risico’s voorkomen en kan waar nodig tijdig bijgestuurd worden.
Net als elk software pakket heeft ook ERP-software enkele nadelen. In sommige gevallen is het een gebruikersspecifiek nadeel dat middels maatwerk opgelost kan worden. Een algemeen nadeel, zoals uw afhankelijkheid van de software-leverancier, is inherent aan alle software.
✓ Afhankelijkheid
Met het aanschaffen en implementeren van ERP software bent u afhankelijk van de leverancier én het geleverde systeem. Gaat er iets mis of treedt er storing op dan ligt alles ook meteen stil.
✓ Investering in tijd
Elke verandering binnen een organisatie kost tijd, energie en geld. Dat is niet anders met ERP software. Maak een gedegen ROI (Return on Investment) om deze investering onderbouwd en verantwoord te doen.
✓ Uw interne organisatie
“We doen het al jaren zo”, “Het gaat toch goed op dit moment”. Zonder een draagvlak vanuit uw interne organisatie is de implementatie van ERP software onbegonnen werk en een slechte investering. Betrek het team (de praktijk) vroegtijdig bij de plannen om ERP software aan te schaffen.
✓ Training, instructie en helpdesk
Een softwarepakket heeft u niet zomaar onder de knie. Een training, instructie of een online of telefonische helpdesk is vaak van groot belang. Maak duidelijke afspraken met de leverancier of en in hoeverre deze met implementatie van de software kan ondersteunen.
✓ Tekortkomingen in software
Is het systeem in gebruik dan kunnen er gedurende de implementatie onvoorziene tekortkomingen in de software aan het licht komen. Echter met een goede voorbereiding en liefst nog een vooronderzoek in overleg met de leverancier kunnen dit soort tekortkomingen vroegtijdig worden geconstateerd. Natuurlijk is eventueel (een stukje) maatwerk nog een optie.
Er bestaat een enorme diversiteit aan systemen en leveranciers. Veel daarvan zijn gericht op een type bedrijfsproces, specifieke branche of bedrijven met een bepaalde omvang. Andere zijn generieker en worden eenvoudig op maat gemaakt voor uiteenlopende toepassingen. De selectie van het systeem dat het beste bij de organisatie past, vereist daarom een professionele aanpak.
✓ Uw bedrijf
Zet wat zaken op papier zoals: Binnen welke sector handelen wij. Hoeveel mensen werken in de organisatie. Wie gaat met de software werken. Welke doelen wil ik behalen met de software. Waar ligt de noodzaak om met ERP te beginnen.
✓ Eigen server of cloud (of combinatie)?
Overweeg of u de software op een eigen server uit wil laten voeren, of software in de cloud of een combinatie hiervan. Alle opties hebben hun voor- en nadelen. Dus laat u hierover adviseren door de leverancier.
✓ Modules of volledig pakket?
Soms wordt ERP software aangeboden in modulaire vorm. Dan kunt u kiezen uit die modules die u nodig heeft. In andere gevallen is de ERP software een volledig pakket. Maak ook hiervoor een onderbouwde keuze zodat u niet onder- of over-geautomatiseerd wordt.
✓ Kosten en baten
Elk pakket heeft zijn eigen kostenstructuur. Onderzoek gedegen naar de periodieke (of aanschaf) tarieven. Zet deze af tegen de baten die u ondervindt van het pakket. Zo bepaalt u zelf een optimale prijs/kwaliteit verhouding. Denk hieraan bijvoorbeeld aan maand- of jaarabonnement, de eenmalige aanschafprijs, eventuele ondersteunings- en updatekosten, kosten voor aanvullende modules.
✓ Tekortkomingen in software
Is het systeem in gebruik dan kunnen er gedurende de implementatie onvoorziene tekortkomingen in de software aan het licht komen. Echter met een goede voorbereiding en liefst nog een vooronderzoek in overleg met de leverancier kunnen dit soort tekortkomingen vroegtijdig worden geconstateerd en is eventueel maatwerk nog een optie.
De keuze voor een ERP software pakket zal weloverwogen en met een duidelijke doelstelling moeten worden gemaakt. Maar eigenlijk kan gesteld worden dat elk midden- en klein bedrijf alsook grote organisaties niet zonder een ERP software pakket kunnen. Herkent u zich in (één van) onderstaande stellingen? Dan bent u zeker toe aan ERP.
✓ Ik verlies dagelijks veel tijd aan administratief werk
✓ Er gaan geregeld orders mis vanwege miscommunicatie
✓ Ingeschatte werkuren worden vaak overschreden bij grotere projecten
✓ We grijpen mis omdat onze voorraad niet op orde is
✓ Onze planning krijgen we niet op orde
✓ Geen idee of de bestellingen al binnen zijn
✓ Onze prijsafspraken zijn niet actueel
✓ Wij werken al jaren met dezelfde leveranciers maar weten niet onder welke voorwaarden
✓ We halen te weinig resultaat uit onze orders
✓ Een omzetoverzicht per week, maand of project? Daar gaan we even voor zitten
✓ Investeren in een nieuwe machine? Is dat wel verantwoord?
✓ Onze onderhandenwerk positie? Zal ik morgen voor je uitprinten
✓ Die werkbon zijn we kwijt, dus laat maar
✓ Het extra gebruikte materiaal is niet in rekening gebracht bij de klant
✓ De offerte heb ik op een kladje uitgerekendl
✓ Hoe hebben we dat bij de vorige projecten gedaan?